Hoge inschrijfkosten bij deelnemen aan aanbesteding vergoed

Ondernemingen die hoge kosten hebben gemaakt bij de inschrijving op een aanbesteding maar de opdracht niet gegund krijgen, moeten aanspraak kunnen maken op vergoeding van die kosten. Dat staat in de ‘Handreiking Tenderkostenvergoeding’ die staatssecretaris Keijzer van Economische Zaken en Klimaat naar de Tweede Kamer heeft gestuurd.

De zogenoemde tenderkostenvergoeding geldt in het geval dat inschrijvers vooraf een extreme inspanning moeten leveren, maar ook als ze zelfs al een gedeelte van de opdracht moeten uitvoeren in het aanbestedingstraject. Dat komt bijvoorbeeld voor bij aanbestedingen voor infrastructurele werken, architectendiensten of ICT-projecten.

Ondernemers ontevreden over vergoedingen

Het rapport met de handreiking is voortgekomen uit ervaringen in het traject Beter Aanbesteden, een initiatief van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Ondernemers waren ontevreden over de manier waarop aanbestedende diensten met vergoedingen omgaan. Dit kan ertoe leiden, dat ondernemingen steeds minder geneigd zijn op tenders in te schrijven, waarbij hoge kosten gemaakt moeten worden. Daardoor krijgen aanbestedende diensten minder of soms helemaal geen aanbiedingen.

Voorwaarden aan vergoeding van disproportionele kosten

In de handreiking zijn de voorwaarden opgenomen wanneer er sprake is van disproportionele kosten en er een tenderkostenvergoeding toegekend moet worden. Een aanbesteder kan aan de hand van een schema bepalen of een kostenvergoeding ‘verplicht’, ‘sterk geadviseerd’ of ‘doorgaans niet benodigd’ is. Zo wordt een vergoeding sterk geadviseerd wanneer het maken van een (schets) ontwerp of berekening weliswaar geen expliciet onderdeel is van de geplaatste opdracht, maar wel nodig voor een verantwoorde calculatie (tool) bij inschrijving.

Aanvulling op wettelijke regels

In de Aanbestedingswet (artikel 1.10) en de Gids Proportionaliteit (GP) zijn al regels opgenomen over inschrijfkosten. De aanvullende regeling uit de handreiking (pdf) zal niet worden omgezet in wet- en regelgeving, omdat het bieden van tenderkostenvergoedingen maatwerk is. Het is afhankelijk van de situatie en branche specifiek. Wat mee moet spelen bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding is: de mate waarin een (bovengemiddelde) inspanning wordt gevraagd aan inschrijvers en de verhouding tussen de waarde van de opdracht en de gevraagde inspanning. Hoe groter de opdracht, des te meer inspanning er verwacht mag worden van inschrijvers.