Gemeente mag kleine opdracht niet zomaar onderhands gunnen

Overheidsopdrachten die onder een vaststaande drempelwaarde blijven, hoeven niet verplicht Europees aanbesteed te worden. Maar dat betekent nog niet dat een gemeente een opdracht zomaar onderhands mag gunnen, zo blijkt uit een oordeel van de Commissie van Aanbestedingsexperts.

In dit geval ging het om een niet nader genoemde gemeente, die al 40 jaar samenwerkte met dezelfde partij voor het organiseren van de plaatselijke kermis. Met die opdracht was gemiddeld een kleine € 13.000 gemoeid. Ook voor dit jaar was de gemeente van plan om de opdracht weer aan dezelfde partij te gunnen. Een andere ondernemer had daarover geklaagd bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvA). Die commissie is ingesteld om op een laagdrempelige manier conflicten over aanbestedingen op te lossen.

Enkelvoudige onderhandse aanbesteding

Het gunnen van de opdracht verliep hier volgens een zogeheten enkelvoudige onderhandse aanbesteding. Daarbij stelt de opdrachtgever een aantal objectieve criteria op en selecteert op basis daarvan één partij die een offerte (tool) mag indienen.
Maar volgens de klagende ondernemer zou de gemeente volgens de Aanbestedingswet veel beter moeten motiveren waarom juist voor deze procedure is gekozen. En vervolgens de procedure ook voor andere ondernemers openstellen.
De gemeente bracht daar tegenin dat de procedure nu al zorgvuldig verliep en dat de waarde van de opdracht beperkt was. En dat het onzorgvuldig zou zijn om een werkrelatie van 40 jaar zomaar bij het oud vuil te zetten. Bovendien zou er meer tijd nodig zijn om de werkwijze voor de aanbesteding aan te passen.

Opdrachtgever moet keuzes motiveren

De CvA stelde vast dat deze opdracht inderdaad niet Europees aanbesteed hoefde te worden, met alle regels van dien. Maar dat neemt niet weg dat de Aanbestedingswet voorschrijft dat een opdrachtgever objectieve criteria geeft waarom er voor een bepaalde procedure en een bepaalde opdrachtnemer is gekozen. En die regels gelden ook voor deze procedure, zo stelde de CvA in zijn advies (pdf).
De aanbestedingsexperts hadden er wel begrip voor dat de gemeente het lastig vond om deze relatie zomaar te verbreken. Maar de CvA vond ook dat de argumenten waarmee de gemeente de keuzes onderbouwde niet objectief waren. De commissie vond de klacht daarom gegrond. Wat de CvA betreft moet de gemeente dus de aanbestedingsprocedure aanpassen.
Commissie van Aanbestedingsexperts, Advies 435, 9 februari 2018 (publicatiedatum 2 mei 2018)